Bitácora de nuestro recorrido de exploración y reconocimiento de campo

Datos de la empresa.

Nombre:     Literatura Bíblica Arco Iris, A. C.

Giro:           Distribución de mayoreo, medio mayoreo y menudeo de
                   literatura bíblica, regalos y artículos religiosos.

Empleados: 10 (5 en almacén y 5 en labores administrativas)

Hay una constante situación de diferencias del inventario físico vs el inventario en sistema, ya sea hacia más o hacia menos.

Observación en campo. Día de observación 15 de Agosto de 2017.

1.  Llego material de uno de los proveedores.

o  Se verifica cantidad vs factura y condición de material (estado de los libros, las cajas que vienen en cantidad completa no se revisan, a no ser que sea necesario colocar libros en anaquel)

§  El registro, en este caso, se hace en pc tipo Desktop. Implica desplazamientos del área de recepción a Desktop. Por Titulo de libro y cantidad, esto puede ser repetitivo por titulo ya que llegan cajas con diversidad de títulos y cantidades, es decir el mismo titulo puede estar en distintas cajas y en distintas cantidades. Algunas cajas vienen con etiqueta de identificación del contenido, ISBN (código de barras) Titulo del libro y cantidad de ejemplares por caja completa, entre otra información, éstas pueden llegar con cantidad incompleta de ejemplares.

§  Se registra de forma manual en hoja de Excel y si hay material dañado, ahí mismo se hacen las observaciones y se segrega el material para devolución a proveedor.

o  El material se acomoda en anaqueles, por casa editorial, siguiendo orden Alfa-númerico, primero títulos con inicio de titulo de dígito (en orden secuencial, 1, 2, 3, … y así sucesivamente) y después en orden Alfabético. El orden en anaquel es de izquierda a derecha, de arriba abajo.

§  Se genera cierta incertidumbre por colocación en posición u orden correcto, a veces se generan listados (dependiendo el origen del material y volumen recibido) para el acomodo. Pero, cuando no se generan estos listados ocasionalmente se llegan a acomodar fuera de la posición correcta.

§  Si hay suficiente material en anaquel, se manda en caja completa a 2da bodega.

2.  En las mermas por material dañado en transporte. No hay un control sistematizado.

o  El material sigue en inventario de sistema, hasta que se devuelve a proveedor.

3.  Se envía material en caja cerrada y cantidad completa, según etiqueta de identificación, a bodega para almacenamiento. Esto se hace con excedentes de libros que no se pueden acomodar en anaquel y que ya hay una cantidad de representativa de ellos en el anaquel.

4.  El área de ventas toma libros para fotografiar y enviar a clientes.

o  No hay control.

o  No se regresan los libros a anaquel. Hay en varios lugares libros y material que debe estar en sus anaqueles.

o  Cuando regresan los libros o el material a los anaqueles, a veces no se colocan en el lugar que les corresponde.

5.  Libros fuera de su posición u orden.

o  Incluso están en editorial equivocada.

§  Al momento de su búsqueda para surtido de pedidos, no se llegan a encontrar y se dan de baja de pedido y de inventario. A veces se encuentran, a veces después de cancelar en pedido y se pierde la venta de ese titulo y hay que volver hacer ajuste en inventario, también a veces ya no se encuentran y son pérdida.

o  En anaquel correspondiente pero fuera de secuencia.

6.  Envío de pedidos.

o  Una persona surte.

o  Otra verifica que el material y la cantidad sean los correctos. Corrige o solicita la corrección en caso de mal surtido, ya sea en cantidad, en titulo o tipo (el mismo titulo puede estar en versión pocket, bolsillo o normal)

o  Otra empaca.

o  Otra genera las guías para envío con los datos que le suministran.

7.  Después del envío de pedidos.

o  Clientes se quejan por falta de artículos físicamente vs nota o factura. En está ocasión fueron dos casos, en los que el cliente no verifico bien u otra persona (distinta a la que verifico el material) vendió el producto antes de que fuera revisado.

§  Esto genera trabajo adicional, para explicar cada caso, según se da.

o  Se verificaron dos notas o2286 y o2385, que no correspondía la información actual del sistema vs lo que se verificó y se envío.

§  o2286. Faltaba un libro vs lo que se envío. Se notifica a área de ventas y se corrige a quedar según lo que se verificó en el envío. El cliente solicito la baja del mismo, pero no se notificó oportunamente al área de envíos y se manda pedido con ese libro incluido. Se corrige nota de sistema y se notifica a cliente.

§  o2385. Mismo caso, pero a la inversa. Sobraban 8 libros, en nota de sistema, de un titulo que no se envío. Se modifica nota por requerimiento del cliente, pero tampoco se notifica a tiempo al área de envíos y se manda pedido sin esos 8 libros. Se corrige nota de sistema y se notifica a cliente.

Estas son solo algunas de las observaciones. Hay más variables, porque también depende del volumen de pedidos, de recepción de material, etcétera.

Conclusión:

·         Mucho del trabajo se hace de forma manual.

·         Se delega en las personas el criterio (aunque está establecido como hacerlo) el acomodo en anaqueles. Pero no tienen experiencia o desconocen secuencias alfa-númericas, pues se corre el riesgo de no poner en el lugar correcto el material.

·         Se pueden aplicar tecnologías móviles, dispositivos y aplicaciones, para el control de inventario.

o   Recepción.

o   Acomodo. Y,

o   Surtido de pedidos.

·         Se requieren restricciones en sistema, para evitar cambios de última hora en pedidos y que estos no sean avisados para su correcto surtido.